Văn phòng không giấy: Xu hướng tất yếu thời đại số!

Văn phòng không giấy giúp hạn chế “lãng phí” nguồn lực doanh nghiệp

Văn phòng không giấy là một hệ sinh thái tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin, xử lý công việc, điều hành nội bộ và quản lý văn bản, tài liệu, báo cáo… Mô hình văn phòng không giấy ra đời song hành cùng sự phát triển của chuyển đổi số doanh nghiệp (DN), đây là bước chuyển mình quan trọng từ phương thức quản trị truyền thống nặng giấy tờ sang quản trị trực tuyến bằng phương tiện điện tử. 

Là một phần của chuyển đổi số, văn phòng không giấy trở thành xu hướng tất yếu với các DN bởi những lợi ích không thể phủ nhận:

- Tiết kiệm chi phí: Chi phí giấy tờ, mực in, bưu phí… là các loại chi phí mà DN có thể tiết kiệm khi sử dụng mô hình văn phòng không giấy. Theo Mckinsey Global, 70% DN tại Hoa Kỳ đang sử dụng biểu mẫu điện tử và thực hiện tự động hóa các quy trình. Sự thay đổi này đã giúp DN tiết kiệm hơn 120 tỷ USD chi phí hành chính, văn phòng mỗi năm.

- Tự động hóa quy trình làm việc: Thực tế, một nhân viên dành 30 - 40% thời gian làm việc mỗi ngày để xử lý giấy tờ, thủ tục hành chính. Văn phòng không giấy sẽ giải phóng nhân viên khỏi công việc lặp đi lặp lại này, bởi mọi quy trình đều được tự động hóa. Đồng thời, với ứng dụng phần mềm, các công việc được giao và giám sát hoàn toàn trên hệ thống giúp giảm thiểu tình trạng sai sót, thiếu thông tin. Nhà quản lý cũng có thể cập nhật, truy xuất báo cáo theo thời gian thực để đưa ra quyết định kịp thời.

- Bảo mật thông tin: Theo khảo sát của McKinsey Global, 56% nhà quản lý cho rằng việc đánh cắp thông tin chỉ diễn ra khi DN sử dụng tài liệu giấy. Tài nguyên dữ liệu được lưu trữ với nhiều cấp độ phân quyền và mức độ bảo mật cao, việc hacker có thể đánh cắp dữ liệu là điều không dễ dàng.

Trước xu hướng tất yếu của thời đại số, văn phòng không giấy được coi là thế mạnh của các DN trong việc đi tắt đón đầu, gia tăng sức cạnh tranh và bắt kịp xu hướng công nghệ 4.0.

Số hóa doanh nghiệp toàn diện với văn phòng không giấy

Theo Gartner, có tới 87% nhà lãnh đạo đánh giá số hoá quy trình đang là ưu tiên số một, 40% đã và đang triển khai rộng rãi các hoạt động nhằm số hoá quy trình kinh doanh, quy trình quản trị và có tới 91% lãnh đạo DN đã bắt đầu hoạt động số hoá trong từng phạm vi nhất định. Có thể thấy, các dự án chuyển đổi số đang là ưu tiên của rất nhiều DN. Trong đó, bước đầu tiên để DN thực hiện số hóa toàn diện là chuyển dịch sang vận hành mô hình văn phòng không giấy.

Đồng hành cùng DN bắt kịp tiến trình chuyển đổi số, Giải pháp Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể Viindoo (Giải pháp Viindoo) được ra đời nhằm giúp DN quản lý và luân chuyển thông tin theo mô hình văn phòng điện tử không giấy tờ. Giải pháp Viindoo cung cấp hệ sinh thái giúp mọi hoạt động và quy trình của DN được số hóa một cách nhanh chóng và toàn diện.

Số hóa thông tin, hồ sơ giấy tờ của DN

Sử dụng công nghệ điện toán đám mây, Giải pháp Viindoo cho phép mọi dữ liệu đều được chuẩn hóa và lưu trữ an toàn trên một hệ thống. Đây là công cụ đắc lực giúp số hóa toàn bộ thông tin, hồ sơ giấy tờ của DN trên mọi phương diện:

- Quản lý Tài liệu, ghi chú cá nhân: quy hoạch các loại giấy tờ, văn bản và tạo không gian lưu trữ tập trung, đồng nhất theo quy chuẩn với Ứng dụng Quản lý Tài liệu - Viindoo Documents. Quản lý toàn bộ nội dung quan trọng, thông tin cần ghi chú ở một nơi duy nhất với Ứng dụng Quản lý Ghi chú - Viindoo Notes.

- Quản lý Khách hàng, đối tác: phân loại và quản lý liên hệ đồng bộ, khoa học; dễ dàng theo dõi, tìm kiếm các thông tin đa chiều như: báo giá, đơn bán, đơn mua, hóa đơn,... liên quan tới khách hàng, đối tác đó.

- Quản lý Nhân sự: lưu trữ và số hóa hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên (thông tin cá nhân, bằng cấp, hồ sơ sức khỏe,...) với Ứng dụng Quản lý Nhân sự toàn diện - Viindoo Employees; quản lý bảng lương, xử lý giấy tờ phê duyệt tạm ứng, vắng mặt, tăng ca… trên cùng một hệ thống.

Nhờ đó, DN có thể loại bỏ hoàn toàn khối lượng giấy tờ lưu trữ không cần thiết, cắt giảm chi phí bảo quản, lưu kho và tránh được sự chậm trễ, ách tắc trong việc tìm kiếm văn bản, truy xuất thông tin. 

Số hóa quy trình vận hành DN 

Với tính năng tích hợp không giới hạn nhờ cấu trúc mô-đun lắp ghép, Giải pháp Viindoo giúp thúc đẩy quá trình số hóa DN toàn diện. Trong đó, mọi nghiệp vụ như Quản lý Dự án và Công việc, Quản lý Bán hàng, Quản lý Kho vận, Quản lý Sản xuất, Quản lý Kế toán và Tài chính… đều được chuẩn hóa trên nền tảng công nghệ. 

Đây là công cụ đắc lực hỗ trợ nhân viên loại bỏ các thao tác thủ công, đẩy nhanh thời gian xử lý các yêu cầu, đề xuất, phê duyệt và gia tăng hiệu suất làm việc.

Với bộ ứng dụng đa dạng, tích hợp không giới hạn cùng chi phí cài đặt tối ưu chỉ từ 126.000đ/người dùng/tháng, Giải pháp Viindoo tự tin là cánh tay đắc lực hỗ trợ người quản lý vận hành mọi hoạt động trong DN. Đây là hệ sinh thái giúp DN xây dựng nền móng vững chắc và tạo tiền đề cho những bước nhảy vọt trong tương lai.