Làm việc hiệu quả: 9 phương pháp từ những chuyên gia

Tiến sĩ Ron Friedman, nhà tâm lý học đoạt giải, nhà sáng lập ignite80, công ty đào tạo lãnh đạo thực tiễn, các chiến lược có căn cứ để làm việc thông minh và tạo ra các tổ chức hiệu quả. Ông cũng là tác giả của cuốn The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace (tạm dịch: Nơi làm việc tốt nhất: Nghệ thuật và khoa học tạo ra những nơi làm việc tuyệt vời), và thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận và hội thảo khoa học về nơi làm việc tuyệt vời.

Chúng ta hiện nay phải đối mặt với những phiền nhiễu vô tận, từ tiếng rung và tiếng chuông báo từ điện thoại di động đến những thông tin nóng hổi và những đoạn video mới nhất đang chờ trên bàn làm việc.

Hiện nay, hơn bao giờ hết, chúng ta cần những chiến lược để làm việc hiệu quả hơn. Nhưng chúng ta nên bắt đầu từ đâu?

Trong hội nghị trực tuyến được tổ chức vào tháng 1 năm 2016, tôi đã mời 26 nhà khoa học có sách bán chạy nhất và tác giả hoạt động hiệu quả nhất chia sẻ những hiểu biết của mình về cách để đạt được hiệu quả cao nhất.

Dưới đây là 9 chủ đề tổng hợp bao gồm những lời khuyên giúp đẩy mạnh cảnh quan thông tin và đạt được nhanh nhất hiệu quả trong công việc.

1. Làm chủ thời gian. 

Công việc khiến chúng ta hài lòng nhất là khi chúng ta nằm ở thế tấn công, làm những dự án do chính mình khởi xướng. Rất nhiều người trong chúng ta cảm nhận được điều này một cách trực giác, tuy nhiên vẫn tiếp tục cho phép bản thân dành phần lớn thời gian ở thế phòng ngự, để đáp ứng yêu cầu từ những người khác.

Rất nhiều chuyên gia tôi từng phỏng vấn tin rằng những nhà sản xuất hiệu suất hàng đầu có những bước để đảm bảo tỉ lệ tấn công và phòng thủ thích hợp. Tom Rath, tác giả của cuốn Are You Fully Charged? (tạm dịch: Bạn đã sạc đầy chưa?), đưa ra lời khuyên về việc khóa thời gian để làm việc tránh xa email, cài đặt điện thoại ở chế độ rung khi có cuộc gọi từ một số đồng nghiệp nhất định, và từ chối check email đầu tiên vào buổi sáng cho đến khi hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ quan trọng trước đã.

2. Nhận ra rằng bận rộn chính là thiếu tập trung. 

Chúng ta trải nghiệm sự hối hả khi có quá nhiều thứ được bày trên đĩa: chúng ta cảm thấy được coi trọng, được thử thách, thậm chí cảm thấy hiệu quả. Tuy nhiên sự trải nghiệm thoải mái ấy thực chất lại là ảo tưởng. Nó làm mất tập trung và ngăn chúng ta hoàn thành những công việc quan trọng nhất.

Nhà xã hội học, Tiến sĩ Christine Carter, chuyên gia tại Trung tâm Khoa học Greater Good thuộc UC Berkeley, đã nhận xét: “Sự bận rộn không phải là dấu hiệu của trí thông minh, sự quan trọng, hay thành công. Nếu nói một cách cực đoan, nó gần như là dấu hiệu của sự thỏa hiệp, bất lực hay sợ hãi”. Thay vì xem sự bận rộn như một dấu hiệu của sự quan trọng, những nhà kinh doanh hiệu quả hàng đầu xem sự bận rộn là dấu hiệu của năng lượng lãng phí.

3. Thách thức huyền thoại về “một nhân viên lý tưởng”

Rất nhiều người trong chúng ta vẫn luôn tin rằng một “nhân viên lý tưởng” là người có thể làm việc liên tục, thường xuyên để chi tiêu cho cuộc sống cá nhân, nhưng thực tế chứng minh điều ngược lại. Năng suất cao đòi hỏi bạn phải nhận ra rằng, bạn không thể làm việc trong một khoảng thời gian kéo dài và vẫn duy trì hiệu suất công việc cao. Là con người, chúng ta có những khả năng tập trung chú ý hữu hạn. Tuy nhiên, như Brigid Schulte, nhà báo, tác giả cuốn sách bán chạy nhất của New York Times, Overwhelmed (tạm dịch: Quá tải) chỉ ra rằng, chúng ta được dạy cho suy nghĩ rằng nếu chúng ta cố gắng nhiều hơn và làm việc lâu hơn, chúng ta có thể đạt được bất cứ thứ gì.

Những người làm việc hiệu quả hàng đầu lại có cách tiếp cận khác. Họ nhận ra và tôn trọng những hạn chế về thể chất bằng cách tập luyện và ngủ nghỉ đầy đủ, đạp xe sau 90 phút tập trung tối đa vào công việc, những giờ nghỉ giải lao ngắn, và dành thời gian ngắt kết nối khỏi email trong lúc nghỉ ngơi.

4. Cố ý để những nhiệm vụ quan trọng dang dở.

 Chúng ta thường chạy đua hoàn thành công việc một cách nhanh chóng để có thể chuyển sang mục công việc tiếp theo trong danh sách. Nhưng giáo sư Wharton và nhà tâm lý học Adam Grant tin rằng tránh khỏi sự chạy đua này có thể thực sự khiến chúng ta làm việc hiệu quả hơn.

“Tôi từng ngồi viết và không muốn đứng lên trừ khi hoàn thành xong một chương hay một tranh luận”, Grant cho biết. “Giờ tôi sẽ cố tình để lửng giữa câu, đứng dậy và đi làm vài việc khác. Khi tôi quay lại công việc tôi nhận thấy rằng tôi không phải cố gắng nhiều để hoàn thành câu, và giờ tôi đã có cả mớ ý tưởng mới để viết tiếp”. (Hemingway cũng từng sử dụng chiến lược tương tự).

Điều mà cả Grant và Hemingway tận dụng đó là xu hướng của con người lúc nào cũng suy nghĩ về những nhiệm vụ chưa hoàn thành, được biết đến như hiệu ứng Zeigarnick (Tác động của việc gián đoạn nhiệm vụ và ngừng thời gian suy nghĩ) được nghiên cứu bởi B. Zeigarnik (1927). Nếu bạn bắt đầu một dự án và để nó dang dở, bạn sẽ phải suy nghĩ về nó nhiều hơn là khi bạn đã hoàn thành nó.

Thay vì tập trung để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng liền một mạch, thử để chúng dang dở. Làm như vậy sẽ khuyến khích bạn tiếp tục suy nghĩ về công việc từ những khía cạnh khác nhau, và trong quá trình đó, bạn sẽ khám phá ra các giải pháp sáng tạo.

5. Tạo thói quen lùi lại

 Trong một nền kinh tế tri thức, hiệu suất yêu cầu nhiều hơn là sự kiên trì - nó đòi hỏi cái nhìn sâu sắc và giải quyết vấn đề. Nghiên cứu chỉ ra khá rõ ràng rằng chúng ta dường như có thể đưa ra nhiều ý tưởng đột phá khi chúng ta tạm thời bước ra khỏi nhịp sống thường ngày. Đó là lý do tại sao những giải pháp tốt nhất thường tự lộ diện khi chúng ta đi tắm, chạy bộ, hay đi nghỉ mát. Những nhà kinh doanh hàng đầu coi thời gian nghỉ ngơi không phải là sự đình trệ năng suất mà là một sự đầu tư hiệu quả vào hiệu suất trong tương lai.

6.Giúp đỡ người khác một cách chiến lược

Những người đạt được thành tích cao, như Grant đưa ra tranh luận năm 2013 trong cuốn Give and Take (tạm dịch: Cho và nhận) của mình, thường có xu hướng là người cho đi - những người tận hưởng niềm vui giúp đỡ người khác mà không cần ràng buộc gì. Trong khi cho đi có thể chắc chắn sẽ giúp bạn thành công, nhưng dữ liệu của Grant cũng chứng tỏ rằng giúp đỡ người khác mọi thứ lại là công thức của sự thất bại.

Vậy bạn phải làm thế nào cho đúng? Những người có hiệu suất hàng đầu, theo như Grant, tránh nói có với mọi cơ hội giúp đỡ người khác. Thay vào đó, họ chuyên tâm vào một hoặc hai hình thức khiến họ thực sự thích thú và nổi bật.

7. Lên kế hoạch nói không

Thực hiện càng nhiều cam kết, chúng ta càng có khả năng trải nghiệm điều mà tác giả, nhà tư vấn Rory Vaden gọi là “làm loãng ưu tiên”. Đó là khi số lượng những nghĩa vụ cam kết thực hiện sẽ cản trở chúng ta làm những việc quan trọng nhất.

Một phương pháp chống lại làm loãng ưu tiên là cả một chiến lược nói không hiệu quả, để bạn không phải dừng lại và suy nghĩ làm sao có thể trả lời mỗi lần bạn cần phải từ chối một ai đó. Tạo một mẫu email, hoặc viết ra một kịch bản bạn có thể sử dụng.

Khi phải thỏa thuận với một vị quản lý yêu cầu bạn làm nhiều hơn mức hợp lý, hãy nghĩ nhều hơn mô hình có/không. Nhà tư vấn, tác giả Greg McKeown gợi ý về việc thảo luận với quản lý của bạn và lên danh sách tất cả những dự án bạn hiện đang thực hiện. Chỉ ra những mục nào bạn nghĩ nên ưu tiên và mời người quản lý này chia sẻ ý kiến. Đó là cách để sáng tỏ những khúc mắc bạn đang vướng phải mà không cần nói “không”.

8.Trân trọng những thói quen quan trọng

 Để đạt được bất cứ mục tiêu nào, rất cần theo dõi hành vi. Tác giả cuốn sách bán chạy nhất Gretchen Rubin, một chuyên gia về hạnh phúc và thói quen, coi việc giám sát là một trong những chìa khóa để thay đổi hành vi, cho biết: “Nếu bạn muốn ăn uống lành mạnh hơn, hãy ghi nhật ký thực phẩm. Nếu bạn muốn luyện tập nhiều hơn, hãy sử dụng một máy đếm bước. Nếu bạn muốn theo dõi ngân sách, hãy ghi lại các khoản chi tiêu".

Marshall Goldsmith, một CEO nổi tiếng, đồng ý với điều đó. Mỗi tối, ông xem lại bảng tính 40 mục bao gồm những hoạt động quan trọng ông hy vọng sẽ đạt được. Trong số đó có: số lượng chữ ông đã viết, khoảng cách ông đã đi bộ, số lượng những điều tốt đẹp ông đã nói với vợ, các cọn và các cháu.

9. Làm việc hôm nay để có nhiều thời gian ngày mai

Chủ đề cuối cùng là những người có hiệu suất cao thường tìm cách để tự động hóa hoặc ủy thác các hoạt động gây tốn thời gian của họ. Vaden gợi ý bạn tự hỏi bản thân rằng, “Làm sao tôi có thể sử dụng thời gian hôm nay để tạo ra nhiều thời gian ngày mai?”. Lên danh sách công việc cần làm bằng cách này khiến bạn dễ dàng chấp nhận những công việc không thú vị nhất thời, như việc trả tiền tự động hay tạo hướng dẫn “làm thế nào” cho các thành viên khác trong nhóm để việc ủy thác các nhiệm vụ tương tự dễ dàng hơn.

Từng gợi ý trên đều hữu ích, nhưng chúng cũng làm nổi bật một xu hướng quan trọng.

Trong thập niên 1990, làm việc có hiệu suất yêu cầu quản lý thời gian tốt. Mười năm sau, sự bùng nổ của email dẫn đến ngày làm việc kéo dài và hiệu suất yêu cầu bạn phải quản lý năng lượng, chứ không chỉ riêng thời gian.

Trong những năm trở lại đây, chúng ta đã tiến vào một kỷ nguyên mới mà quản lý năng lượng và thời gian vẫn là chưa đủ. Ngày nay, lượng thông tin khổng lồ đổ dồn lên chúng ta từ mọi phía đã vượt quá khả năng xử lý. Không cần biết bạn tiêu tốn bao nhiêu thời gian hay bạn bỏ ra bao nhiêu sức lực, bạn không thể làm việc có hiệu quả nếu không nắm được nghệ thuật quản lý sự tập trung.

Chống lại sức hút của sự bận rộn, lên kế hoạch nói không, duy trì sự tập trung liên tục vào các mục tiêu tự định hướng mà chỉ bạn mới có thể đạt được - đó là những kỹ năng chúng ta cần trau dồi để đạt được thành công, kể cả trong công việc và cuộc sống.

Nguồn Lược dịch theo Harvard Business Review