Chuyển đổi số, vai trò của máy in có còn quan trọng?

Trong kỷ nguyên số hóa, chuyển đổi sang văn phòng không giấy với những ích lợi về tự động hóa quy trình làm việc, đảm bảo an toàn tài nguyên dữ liệu khi được lưu trữ cùng nhiều cấp độ phân quyền với độ bảo mật cao trên môi trường số, cũng như tiết kiệm chi phí văn phòng và các loại chi phí thất thoát do rủi ro, hứa hẹn có thể giúp các doanh nghiệp gia tăng sức cạnh tranh và bắt kịp xu hướng công nghệ 4.0.

Tuy nhiên, bất chấp xu hướng hiện đại hướng tới một văn phòng không giấy, máy in vẫn là thiết bị cần thiết cho hầu hết các doanh nghiệp. Cũng như chuyển đổi số, chuyển dịch sang văn phòng không giấy là một hành trình đang diễn ra, chưa phải là đích đến. Cho dù là văn hóa công ty, thói quen của đội ngũ nhân lực hay các yêu cầu pháp lý, giấy tờ vẫn đóng vai trò quan trọng trong một số quy trình nhất định.

Một bộ hồ sơ dự thầu được in chất lượng chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp ghi điểm trong mắt chủ đầu tư. Một bản thiết kế xây dựng được in rõ ràng và sắc nét đến từng chi tiết sẽ giúp khách hàng dễ hình dung và hiểu rõ công trình mà kiến trúc sư sẽ mang đến. Trong các ngành như chăm sóc sức khỏe, các bản sao thực giúp bệnh nhân hoặc những người không có internet có thể tiếp cận các hướng dẫn sức khỏe quan trọng. Các hướng dẫn, quy định pháp luật yêu cầu các quy trình nhất định phải được thực hiện trên giấy tờ. Hay, các dịch vụ tài chính vẫn yêu cầu chữ ký tươi đối với một số giao dịch.

Chuyển đổi số sẽ không phá bỏ vai trò của máy in trong hoạt động của doanh nghiệp. Mặt khác, nó khiến các doanh nghiệp phải tái hình dung vai trò của máy in trong quy trình công việc, cụ thể đâu là một chiếc máy in giúp thúc đẩy quá trình chuyển đổi số. Tại những công ty thuộc lĩnh vực kế toán - kiểm toán như VHA, dù quá trình chuyển đổi số diễn ra hết sức mạnh mẽ, khối lượng chứng từ tài liệu cần in hàng ngày vẫn rất lớn. Vì thế, trang bị máy in có công suất lớn, tốc độ cao cùng chi phí thấp là thiết yếu để các bộ phận vận hành một cách hiệu quả. Ngoài ra, việc in ấn hai mặt sẽ giúp các doanh nghiệp này tiết kiệm chi phí vật tư và giảm sự cồng kềnh khi lưu trữ tài liệu, điều mà bà Nguyễn Thị Thanh Hiền, giám đốc điều hành của VHA đánh giá cao ở mẫu máy in HP LaserJet M236dw.

M236dw có tính năng in hai mặt tự động vượt trội lên tới 18 mặt tài liệu A4 mỗi phút, và tốc độ in một mặt lên tới 29 tờ A4 mỗi phút cao hơn hẳn những sản phẩm cùng phân khúc. Mẫu máy in thuộc dòng LaserJet M200 này của HP còn được tin dùng nhờ chất lượng in laser huyền thoại cho ra những bản in sắc nét cùng công suất in tối đa lên đến 20.000 tờ A4 mỗi tháng.

Còn đối với SSStutter, để tiện cho việc phối hợp, triển khai, làm rập, lên mẫu, công ty thời trang này cần in rất nhiều bản vẽ kỹ thuật đòi hỏi độ chính xác cao. Bên cạnh đó, khi hybrid working đang trở thành xu hướng làm việc mới, SSStutter cần trang bị những giải pháp hỗ trợ kết nối và hợp nhất các thiết bị và nguồn lực công nghệ của doanh nghiệp để nhân viên làm việc hiệu suất từ mọi nơi.

Chia sẻ cảm nhận khi sử dụng máy in HP LaserJet M236dw, CEO Thư Lê của SSStutter bày tỏ sự bất ngờ khi anh có thể cài đặt máy in một cách dễ dàng thông qua ứng dụng di động HP Smart. Hơn hết, ứng dụng giúp việc in ấn trở nên tiện lợi hơn khi có thể được thực hiện ngay từ các thiết bị di động mà không cần thông qua máy tính. Nó còn cho phép scan chất lượng cao các tài liệu, hợp đồng bằng điện thoại và in ngay hoặc sao lưu lên cloud để chia sẻ hoặc in sau đó, duy trì sự chuyên nghiệp và năng suất ở mọi nơi.

Là một doanh nghiệp kinh doanh về sách nói, nhưng Voiz FM vẫn cần máy in màu vì nhu cầu duyệt bìa sách và nội dung. Theo đánh giá của CEO Lê Hoàng Thạch, máy in màu đa chức năng HP Color Laser 179fnw sở hữu chất lượng in màu laser vượt trội cho các bản in có sắc màu rực rỡ, sắc đen phong phú và hình ảnh sắc nét cùng chi phí thấp, được xem là sự lựa chọn phù hợp với các startup như Voiz FM.

Những chiếc máy in đa chức năng như 179fnw giúp doanh nghiệp có thể copy, scan màu và fax chứng từ, hỗ trợ thêm cho phần chuyển đổi số được nhanh chóng và dễ dàng hơn mà thiết kế để bàn nhỏ gọn không tốn quá nhiều diện tích.

Tại AIM Academy Việt Nam, một doanh nghiệp chuyên đào tạo về tiếp thị và truyền thông, việc đào tạo đã chuyển dần sang hình thức trực tuyến nhưng vai trò của máy in là không thể thay thế. Bà Phạm Thị Diệu Anh, giám đốc điều hành của AIM cảm thấy ấn tượng với mẫu máy in HP Color Laser 179fnw khi có đầy đủ các tính năng gồm in, scan, copy, fax rất tiện lợi. Bên cạnh đó, khay nạp tài liệu tự động có sức chứa lên tới 40 tờ tài liệu của máy cũng giúp các nhân viên của AIM tiết kiệm đáng kể thời gian khi cần scan tài liệu nhiều trang.

Các dòng máy in laser nêu trên của HP còn đáp ứng các nhãn sinh thái như Blue Angel và Energy Star về việc sử dụng năng lượng hiệu quả, cùng với mực in HP chính hãng vốn được thiết kế để đáp ứng các tiêu chuẩn nhãn sinh thái về khí thải và không làm ảnh hưởng đến chất lượng không khí trong văn phòng để bạn làm việc hiệu quả và thoải mái. Đây cũng là các yếu tố mà nhiều doanh nghiệp cân nhắc khi trang bị thiết bị công nghệ để sử dụng lâu dài trong kỷ nguyên số hiện nay.

Bộ giải pháp công nghệ của HP được nhiều doanh nghiệp tin tưởng

HP có nhiều năm kinh nghiệm trong việc giúp các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu về năng suất và tính bền vững thông qua các thiết bị đáp ứng đúng nhu cầu. Cho dù bạn đang xem xét việc giảm thiểu chi phí in ấn hay đang tìm kiếm công nghệ để doanh nghiệp của bạn thích ứng với xu hướng làm việc linh hoạt mới, HP đều sẽ có giải pháp in ấn tối ưu.

Tham khảo các dòng máy in HP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, tại đây.